Accompagnement à la mise en œuvre de la numérisation copie fiable des autorisations d’urbanisme

Dans le cadre de sa stratégie de transformation numérique, Mauges Communauté a fait appel à ALLEA pour atteindre son objectif de 100% de dématérialisation des autorisations d’urbanisme d’ici 2025. Le service concerné par cette transition est celui de l’Urbanisme.

REALISATIONS

Notre mission consistait à établir une approche complète et comparative de la numérisation, que ce soit en interne ou en externe, et aider à choisir le prestataire le plus adapté. Pour cela, nous avons :

1. Réalisé une étude comparative entre la numérisation interne et la numérisation externe.
2. Rédigé une fiche d’arbitrage claire pour guider la décision du choix entre numérisation interne et externe.
3. Analysé et comparé les différents éditeurs de numérisation disponibles sur le marché.
4. Rencontré le service instructeur pour définir précisément les besoins en termes de numérisation, en tenant compte des délais, de la qualité, etc.
5. Rédigé un cahier des charges détaillé, incluant les critères de notation pour aider au choix du prestataire.
6. Préparé les différentes pièces financières (bordereau des prix unitaires, décomposition du prix global et forfaitaire, détail quantitatif estimatif).
7. Préparé des grilles d’analyse des offres des prix et de valeur technique.
8. Analysé les offres et aidé Mauges Communauté à choisir le prestataire le plus adapté à ses besoins.
9. Assuré la relation avec le prestataire de numérisation choisi.
10. Participé aux comités de pilotage et aux comités opérationnels pour assurer un suivi rigoureux du projet.
11. Accompagné la conduite du changement en préparant un rapport d’impacts, en identifiant les actions d’accompagnement nécessaires et en élaborant un plan d’accompagnement.

La technologie utilisée pour ce projet a été Cart@ds, un outil de gestion documentaire en ligne.

RESULTATS

Grâce à notre accompagnement, Mauges Communauté a pu prendre une décision éclairée sur la méthode de numérisation à adopter, a pu sélectionner un prestataire qui correspond à ses attentes et est maintenant en bonne voie pour atteindre son objectif de dématérialisation totale des autorisations d’urbanisme d’ici 2025.

Ce projet a permis d’accélérer la transformation numérique du service d’urbanisme de Mauges Communauté et a démontré l’efficacité d’une gestion documentaire numérique bien planifiée et mise en œuvre.