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Les cadres législatifs et normatifs ont évolué et convergent maintenant vers une reconnaissance de la force probante de l’écrit électronique, à condition que certaines exigences strictes soient respectées. Depuis 2016, la législation française reconnaît la copie fiable comme ayant la même force probatoire que l’original, conformément à l’article 1379 du Code civil et au décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Cela signifie que les organisations peuvent désormais numériser des documents avec valeur légale sans avoir besoin de conserver les originaux papier.
Les organisations doivent également se conformer aux normes de numérisation. En 2017, la norme NF Z42-026 a été publiée, spécifiant les modalités techniques et organisationnelles pour produire une copie numérique fidèle. Cela est essentiel pour garantir l’intégrité, la fidélité, et la durabilité des documents numérisés, les trois piliers de la numérisation copie fiable.
La certification NF544, en vigueur depuis le 22 novembre 2018, précise les modalités d’audit des processus de numérisation. Cette certification atteste de la conformité d’un opérateur de numérisation ou d’un prestataire de service par rapport à la norme NF Z42-026.
Les organisations doivent également s’assurer de la robustesse du système d’archivage électronique ou du coffre-fort numérique qui hébergera les fichiers numérisés. La norme NF Z42-013 – SAE (Système d’Archivage Électronique) est un référentiel complémentaire qui doit être respecté pour garantir la conservation à long terme des documents numérisés. En l’absence d’un tel système, la numérisation ne peut être considérée comme fiable sur le plan juridique, ni servir de preuve en cas de litige.
La mise en œuvre de la numérisation copie fiable exige une approche rigoureuse et structurée. Cela inclut la préparation du document, la numérisation en elle-même, et l’assurance de la fidélité de la copie. Pour garantir cette fidélité, une Convention de numérisation (CdN) doit être établie pour chaque projet. Ce document contractuel assure la prise en compte du besoin client et l’application des exigences pour obtenir une copie fidèle. La CdN définit l’objet de la prestation de numérisation, précise les différentes tâches, responsabilités et obligations des acteurs concernés, et conditionne le démarrage de la production. Elle est ajustée tout au long des tests de qualification de la chaîne de numérisation, jusqu’à la validation de la recette par le client, ce qui déclenche le démarrage de la phase opérationnelle de production.
La numérisation copie fiable offre une solution efficace pour gérer les documents d’entreprise de manière conforme et efficiente, tout en permettant la destruction des originaux papier sans risque de perte d’intégrité. Avec la bonne méthode et le respect des normes et certifications requises, les organisations peuvent tirer pleinement profit de cette technologie pour améliorer leur gestion documentaire.
La numérisation copie fiable offre de nombreux avantages pratiques pour les organisations publiques (collectivités territoriales et administrations publiques) :
Ces avantages de la numérisation copie fiable se traduisent par des cas d’utilisation concrets dans les organisations publiques. Par exemple, les collectivités territoriales peuvent numériser les permis de construire, les dossiers d’urbanisme ou les registres d’état civil, ce qui permet un accès rapide et efficace à ces informations essentielles. De même, les administrations publiques peuvent numériser les dossiers des citoyens, les contrats, les factures ou les documents administratifs, améliorant ainsi la gestion des processus internes et la satisfaction des usagers.
En adoptant la numérisation copie fiable, les organisations publiques peuvent moderniser leur gestion documentaire, renforcer leur efficacité opérationnelle et assurer une conformité légale, contribuant ainsi à une administration plus efficiente et transparente.
La numérisation copie fiable présente également des avantages concrets pour les entreprises privées, qu’il s’agisse de l’industrie, des services ou d’autres secteurs d’activité :
Gain d’espace physique : La numérisation des documents permet de réduire la nécessité de stocker des archives papier encombrantes, libérant ainsi de l’espace précieux dans les locaux de l’entreprise.
Accès rapide et facile aux informations : Les documents numérisés peuvent être facilement consultés, recherchés et partagés électroniquement, permettant ainsi un accès rapide et efficace aux informations essentielles pour les opérations quotidiennes.
Optimisation des processus de travail : La numérisation copie fiable permet de rationaliser les processus de travail en éliminant les tâches manuelles liées à la gestion des documents papier, ce qui permet de gagner en efficacité et de réduire les erreurs.
Sécurité des données et préservation à long terme : Les systèmes d’archivage électronique garantissent la sécurité des données et la préservation à long terme des documents numérisés, en évitant les risques de perte, de vol ou de détérioration physique.
Conformité légale et réglementaire : La numérisation copie fiable répond aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation des documents, assurant ainsi la conformité de l’entreprise aux normes en vigueur.
Partage d’informations simplifié : Les documents numérisés peuvent être facilement partagés avec les collaborateurs, les partenaires commerciaux et les clients, facilitant ainsi la collaboration et la communication au sein de l’entreprise.
Réduction des coûts et de l’empreinte environnementale : La réduction de la consommation de papier, des frais de stockage physique et des processus manuels permet de réaliser des économies financières et de contribuer à la préservation de l’environnement.
Ces avantages se traduisent par divers cas d’utilisation concrets. Par exemple, dans l’industrie manufacturière, la numérisation copie fiable peut être utilisée pour la gestion des procédures de contrôle qualité, des plans de fabrication ou des dossiers de conformité réglementaire. Dans les services financiers, la numérisation copie fiable peut être appliquée à la gestion des contrats, des relevés bancaires ou des documents juridiques. Dans le secteur des services professionnels, la numérisation copie fiable peut faciliter la gestion des dossiers clients, des contrats de services ou des archives documentaires.
En adoptant la numérisation copie fiable, les organisations privées peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle, renforcer la sécurité des données, optimiser les processus de travail et réduire les coûts associés à la gestion des documents. Cela leur permet de rester compétitives, de répondre aux exigences réglementaires et de s’adapter aux défis d’un monde de plus en plus numérique.
L’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMOA) joue un rôle crucial dans la mise en œuvre de la numérisation copie fiable. L’AMOA agit comme un pont entre les utilisateurs finaux et les techniciens chargés de la mise en œuvre de la solution. Elle aide à définir les besoins, à superviser le processus de mise en œuvre, et à s’assurer que la solution finale répond aux attentes des utilisateurs. En facilitant la communication et en veillant à ce que les objectifs du projet soient clairement définis et atteints, l’AMOA est un élément clé du succès de la mise en œuvre de la numérisation copie fiable.