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L’expertise des consultants ALLEA accompagne les villes, les communautés de communes, les agglomérations, les métropoles, les institutions publiques… pour faire avancer leur transformation numérique.
Résultat : ces organismes publics se rapprochent des citoyens, leur politique publique est plus transparente, le cadre de travail des agents est amélioré, les processus internes sont optimisés, l’environnement technologique est perfectionné…
Encadré par un expert des collectivités et organismes publics
Charly AUBIJOUX est un expert des collectivités qui a mené de nombreux projets pour ces dernières (SDSI, GED, organisation de DSI, interopérabilité…). Il encadre chez ALLEA une équipe de consultants spécialisés dans le traitement des besoins des collectivités et organismes publics en matière de transformation numérique.
L’expertise des consultants ALLEA accompagne les villes, les communautés de communes, les agglomérations, les métropoles, les institutions publiques… pour faire avancer leur transformation numérique.
Résultat : ces organismes publics se rapprochent des citoyens, leur politique publique est plus transparente, le cadre de travail des agents est amélioré, les processus internes sont optimisés, l’environnement technologique est perfectionné…
Encadré par un expert des collectivités et organismes publics
Charly AUBIJOUX est un expert des collectivités qui a mené de nombreux projets pour ces dernières (SDSI, GED, organisation de DSI, interopérabilité…). Il encadre chez ALLEA une équipe de consultants spécialisés dans le traitement des besoins des collectivités et organismes publics en matière de transformation numérique.
ALLEA vous accompagne pour mettre en place votre stratégie
informatique à moyen / long terme afin d’aligner le SI avec les
enjeux et objectifs de votre collectivité.
Cet accompagnement vise à structurer votre DSI au travers de
portefeuilles de projets stratégiques pluri annuelles.
• Recenser des besoins de la DSI et recueillir les attentes
stratégiques pour l’avenir ;
• Analyser le marché, définir le schéma cible et les ressources
humaines et financières nécessaires ;
• Définir le mode de pilotage du SDSI et les KPIs à évaluer ;
• Communiquer sur le rôle et le positionnement de la DSI
au sein de la collectivité ;
• Etc.
Fonctionnement en silo, trop d’applications, trop de projets, des
effectifs sous dimensionnés : besoin d’un choc simplificateur,
ALLEA vous accompagne dans la réorganisation de votre DSI.
• Mettre à disposition des outils pour la gestion du plan de
travail des agents ;
• Former et coacher les chefs de projet ;
• Élaborer et mettre à disposition les outils adéquats pour le
mode projet ;
• Mettre en place les processus pour la gestion des demandes ;
• Accompagnement au recrutement pour renforcer les équipes ;
• Etc.
Trois enjeux majeurs autour de la donnée : pilotage des politiques
publiques, le service aux citoyens, le confort et l’efficience des
agents.
Malgré cela, la donnée est trop souvent inexploitée ou non mutualisée
du fait d’une forte culture du silo. Il est indispensable de
la traiter de manière transverse et plus structurée en abordant
l’ensemble de son cycle de vie, de son arrivée dans la collectivité à
son archivage.
• Élaborer un mode de gouvernance de la donnée ;
• Elaborer une stratégie open data ;
• Guider les choix d’architecture technique et la réalisation des
connecteurs ;
• Etc.
Véritable outil transverse centralisant tous les documents à
valider et à signer électroniquement de votre collectivité. ALLEA
vous accompagne dans son choix et sa mise en oeuvre…
• Identifier les processus sources et définir les processus
cibles depuis le dépôt des documents dans le parapheur
jusqu’à l’archivage électronique ;
• Accompagner dans le choix de la solution en fonction de
votre contexte métier et technique ;
• Déployer la solution et conduire le changement ;
• Etc.
Reprise de stock, problématique de gestion de double flux, la
norme NF Z42-026 spécifie les conditions dans lesquelles
doivent être numérisés les documents sur support physique afin
qu’il y ait une équivalence avec le document d’origine.
ALLEA vous guide dans la possibilité de substituer vos originaux
papiers par des copies numériques fiables.
• Analyser le marché et des prestataires environnants ;
• Mettre en conformité votre chaîne de numérisation vis-à-vis
de la norme ;
• Accompagner à la certification NF 544 ;
• Etc.
Plan de classement, partage de documents, travail collaboratif,
conservation dans le temps…
ALLEA vous propose un ensemble de prestations pour accompagner
votre collectivité vers la transformation numérique de sa
gestion documentaire.
• Auditer les usages et solutions existantes ;
• Accompagner dans la définition des besoins
organisationnels, fonctionnels et techniques ;
• Choisir et mettre en place des solutions visant à assurer
l’intégralité du cycle de vie des documents ;
• Etc.
Les Directions ou Services de l’urbanisme utilisent, depuis de
nombreuses années, le numérique. À la clé des difficultés comme
les usages et processus autour de leur logiciel métier, les
connexions éventuelles avec un SIG… Depuis le 1er janvier 2022,
le numérique a pris encore plus de place dans ces métiers avec
de nouvelles fonctionnalités à mettre en oeuvre, des exigences
réglementaires supplémentaires amenant également leur lot de
problématiques : le double flux papier / numérique, l’instruction
des dossiers sur écran, la signature électronique, l’archivage
électronique !
• Accompagner au choix et à la mise en place d’un logiciel
d’instruction ;
• Harmoniser et optimiser les processus de pré et post
instruction ;
• Améliorer les usages, outils et services numériques existants ;
• Mettre en place une cellule de numérisation ;
• Etc.
Il existe sur le marché des logiciels couvrant l’ensemble des
métiers liés à l’enfance, la jeunesse et la famille de votre
collectivité : petite enfance, scolaire, périscolaire et extrascolaire.
Ce qui complexifie le choix, le déploiement et même l’utilisation
de telles solutions. Par ailleurs, cela pose également dans le
temps le problème de qualité de la donnée : informations non
mises à jour, doublons voire triplons… Sans oublier la difficulté
d’interconnexion avec le logiciel financier.
• Accompagner au choix et à la mise en place d’une solution ;
• Généraliser l’utilisation de la solution à l’ensemble du périmètre
enfance, famille ;
• Conduire le changement autour des nouveaux usages ;
• Auditer la qualité des données de la base ;
• Mettre en oeuvre des connexions avec le SIGF ;
• Etc.
La dématérialisation des flux entrants et sortants multicanaux :
courriers papier, e-mails, demandes par téléphone, formulaires
web, … a notamment pour but de répondre, à des attentes accrues
de la part des citoyens et aux exigences réglementaires imposées
par l’Etat dans le traitement de certaines procédures.
• Procéder à un état des lieux des flux et des pratiques en
vigueur ;
• Accompagner au choix et à la mise en place d’une solution
de Gestion Électronique du Courrier (GEC) ;
• Conduire le changement autour de nouvelles pratiques ;
• Etc.
ALLEA, au travers de sa connaissance du secteur social et médico-social,
vous accompagne pour trouver des solutions personnalisables
et modulables répondant à l’intégralité des activités
et exigences de votre secteur. Département : service autonomie,
transport, … CCAS / CIAS : aides légales et facultatives, suivi
social, services à la personne, animations seniors et logements, …
• Rechercher des financements, répondre à l’AAP du programme
ESMS numérique ;
• Accompagner au choix et à la mise en place d’un logiciel
métier interconnectable ;
• Etc.
Au coeur du système d’information de votre collectivité,
l’utilisation de votre solution de gestion financière (SIGF),
la dématérialisation de ses processus et son interconnexion
avec les autres logiciels sont des sujets majeurs. De plus, le SIGF
est soumis régulièrement à des évolutions (réglementaires
et technologiques) pouvant parfois rendre difficile et complexe
la gestion de ses passages de version.
• Auditer et optimiser les usages autour du SIGF ;
• Accompagner le passage d’une version majeure de votre
SIGF ;
• Élaborer des tableaux de bord et de suivi ;
• Mettre en place la signature électronique des bons de commande
;
• Etc.
ALLEA vous accompagne dans la conception, la modernisation
et la mise en oeuvre de votre SI RH, généralement composé d’un
socle de base qui gère le dossier administratif des agents (paie,
carrière, ...) mais aussi d’un ensemble de modules, intégré ou
non à ce socle de base, qui couvre plus globalement les besoins
métiers RH : gestion prévisionnelle des emplois et des
compétences, outils d’aide à la décision, gestion des temps,
dossier numérique des agents, ... ALLEA est également à vos
côtés pour rendre possible l’interopérabilité de votre SI RH avec
différents outils, dont certains autres logiciels techniques et
métiers, de votre collectivité.
• Auditer et optimiser les usages autour du SIRH ;
• Accompagner au choix et à la mise en place d’une solution
de gestion des temps ;
• Élaborer des tableaux de bord et de suivi ;
• Mettre en place la signature électronique des arrêtés RH ;
• Etc.
Afin d’appliquer au mieux la transformation numérique de votre
commande publique, ALLEA vous aide à vous poser les bonnes
questions sur votre organisation interne (revu des processus,
gestion documentaire, etc.), sur le profil de l’acheteur, sur les
outils d’aide à la rédaction, sur les connecteurs entre tous ces
outils et le SIGF. Sans oublier les sujets connexes comme la
signature électronique, l’archivage électronique, l’open data… ;
• Auditer et optimiser la gestion et le cycle de vie de vos documents
de marché ;
• Accompagner au choix et à la mise en place d’une solution
de gestion des achats et des marchés publics ;
• Préparer et mettre en place le PES marché ;
• Etc.
De la préparation des délibérations, arrêtés, décisions…
à leur transmission au contrôle de légalité, en passant par la
signature électronique et l’open data, ALLEA vous accompagne
pour trouver les solutions adéquates s’intégrant à votre
organisation et à votre système d’information.
• Accompagner au choix et à la mise en place d’une solution
de gestions des actes administratifs ;
• Mettre en oeuvre la convocation électronique aux instances ;
• Automatiser les connexions avec les outils de parapheur
électronique, GED, portail open data ;
• Etc.
ALLEA vous aide à trouver des solutions pour permettre l’échange
d’informations ou le partage de fichiers entre systèmes, outils
hétérogènes tout en conservant l’indépendance technique de
chacun d’eux. Les experts ALLEA sont à votre disposition pour
automatiser ces traitements afin de diminuer les redondances et
les ressaisies au sein de votre système d’information.
• Assister à la définition des besoins et la mise en oeuvre de
projets d’interconnexion ;
• Apporter une expertise sur les outils de ETL, ESB, BPM, RPA
du marché ;
• Réaliser des études d’impacts organisationnelles, fonctionnelles
et techniques ;
• Etc.
ALLEA vous aide à urbaniser votre système d’information :
flexibilité, mutualisation des ressources, maintenabilité,
scalabilité. L’urbanisation ne fait pas table rase du passé
mais tient compte de l’existant et permet de trouver un
découpage et des grands principes de construction qui
permettent de faire évoluer le système au même rythme
que vos différents projets.
• Réaliser ou compléter la cartographie métier, fonctionnelle et
technique de votre SI ;
• Fournir un état de l’art et établir des recommandations ;
• Définir une architecture cible et une liste de règles
et principes ;
• Etc.
Les équipes ALLEA vous accompagne dans la mise en œuvre de
votre projet stratégique et transverse d’évolution de
l’environnement des postes de travail de vos agents : services
cloud, suite bureautique, travail collaboratif, outils de
visioconférence, sécurité… ALLEA assure la mise en place d’une
démarche de gestion et de suivi de projet indispensable dans un
environnement aussi complexe que peut l’être le SI d’une
collectivité.
• Définir l’environnement cible et la feuille de route associée ;
• Accompagner le pilotage du projet et suivre son avancement /
les résultats obtenus ;
• Appuyer la conduite du changement autour de ce projet et
s’assurer de l’adoption du nouvel environnement par les
agents ;
• Etc.
Ce webinaire s’adresse à tous les Responsables Urbanisme et Chefs de projet Démat. ADS au sein des collectivités qui veulent s’affranchir de ce surcroit de travail via notamment la numérisation.
Replay du webinaire du 12/04/2023
Inscrivez-vous dès maintenant pour découvrir les avantages de la copie fiable et bénéficier de conseils pratiques pour la mettre en place au sein de votre organisation.
Webinaire le 28/06/2023
Ce webinaire s’adresse à tous les Responsables Urbanisme et Chefs de projet Démat. ADS au sein des collectivités qui veulent s’affranchir de ce surcroit de travail via notamment la numérisation.
Replay du webinaire du 12/04/2023
Inscrivez-vous dès maintenant pour découvrir les avantages de la copie fiable et bénéficier de conseils pratiques pour la mettre en place au sein de votre organisation.
Webinaire le 28/06/2023
Accédez au replay du webinaire du 12 Avril 2023 en mettant votre adresse e-mail.
Pour en savoir plus sur la gestion de vos données personnelles et pour exercer vos droits, reportez-vous à la page Données personnelles.
Depuis le 1er janvier 2022, le programme Démat. ADS s’est imposé aux collectivités. Depuis cette date, de nombreuses collectivités (communes et communautés) se heurtent au problème de la gestion du double flux papier / numérique.
Face à cette problématique, des communes ont fait le choix de muter la contrainte (légale) en levier de transformation. C’est le cas de Mauges Communauté qui, par la voix de Sylvie CHENEVIERE, Responsable Urbanisme, nous fait part de son expérience.
Un choix plus que judicieux quand on sait que de nombreuses collectivités ont constaté un surcroit de travail du fait du doublon papier / numérique.
Ce Webinaire, présenté par Kevin DAVID, s’adresse à toutes les Responsables Urbanisme et Chefs de projet Démat. ADS au sein des collectivités qui veulent s’affranchir de ce surcroit de travail via notamment la numérisation, difficile à gérer pour les agents.