Chargement...

ALLEA : acteur de la transformation numérique des collectivités et organismes publics

Face à la multiplicité des métiers des institutions publiques et collectivités territoriales et aux contraintes législatives (Dématérialisation, loi REEN...), le secteur public doit avoir la capacité de déployer ou d’adapter des SI, par essence complexes. ALLEA accompagne les organisations publiques dans leur transformation numérique...

Les filières dans lesquelles nous intervenons

Organismes publics

Collectivités territoriales

Éditeurs

Les filières dans lesquelles nous intervenons

Organismes publics

Collectivités territoriales

Éditeurs

Un savoir-faire en matière de transformation numérique des collectivités et organismes publics

L’expertise des consultants ALLEA accompagne les villes, les communautés de communes, les agglomérations, les métropoles, les institutions publiques… pour faire avancer leur transformation numérique.

Résultat : ces organismes publics se rapprochent des citoyens, leur politique publique est plus transparente, le cadre de travail des agents est amélioré, les processus internes sont optimisés, l’environnement technologique est perfectionné…

Encadré par un expert des collectivités et organismes publics

Charly AUBIJOUX est un expert des collectivités qui a mené de nombreux projets pour ces dernières (SDSI, GED, organisation de DSI, interopérabilité…). Il encadre chez ALLEA une équipe de consultants spécialisés dans le traitement des besoins des collectivités et organismes publics en matière de transformation numérique.

L’expertise des consultants ALLEA accompagne les villes, les communautés de communes, les agglomérations, les métropoles, les institutions publiques… pour faire avancer leur transformation numérique.

Résultat : ces organismes publics se rapprochent des citoyens, leur politique publique est plus transparente, le cadre de travail des agents est amélioré, les processus internes sont optimisés, l’environnement technologique est perfectionné…

Encadré par un expert des collectivités et organismes publics

Charly AUBIJOUX est un expert des collectivités qui a mené de nombreux projets pour ces dernières (SDSI, GED, organisation de DSI, interopérabilité…). Il encadre chez ALLEA une équipe de consultants spécialisés dans le traitement des besoins des collectivités et organismes publics en matière de transformation numérique.

Quelques références...

Quelques références...

Nos expertises au service des collectivités et organismes publics

Schéma Directeur

ALLEA vous accompagne pour mettre en place votre stratégie informatique à moyen / long terme afin d’aligner le SI avec les enjeux et objectifs de votre collectivité. Cet accompagnement vise à structurer votre DSI au travers de portefeuilles de projets stratégiques pluri annuelles.
• Recenser des besoins de la DSI et recueillir les attentes stratégiques pour l’avenir ;
• Analyser le marché, définir le schéma cible et les ressources humaines et financières nécessaires ;
• Définir le mode de pilotage du SDSI et les KPIs à évaluer ;
• Communiquer sur le rôle et le positionnement de la DSI au sein de la collectivité ;
• Etc.

Organisation de la DSI

Fonctionnement en silo, trop d’applications, trop de projets, des effectifs sous dimensionnés : besoin d’un choc simplificateur, ALLEA vous accompagne dans la réorganisation de votre DSI.
• Mettre à disposition des outils pour la gestion du plan de travail des agents ;
• Former et coacher les chefs de projet ;
• Élaborer et mettre à disposition les outils adéquats pour le mode projet ;
• Mettre en place les processus pour la gestion des demandes ;
• Accompagnement au recrutement pour renforcer les équipes ;
• Etc.

Gouvernance de la donnée

Trois enjeux majeurs autour de la donnée : pilotage des politiques publiques, le service aux citoyens, le confort et l’efficience des agents. Malgré cela, la donnée est trop souvent inexploitée ou non mutualisée du fait d’une forte culture du silo. Il est indispensable de la traiter de manière transverse et plus structurée en abordant l’ensemble de son cycle de vie, de son arrivée dans la collectivité à son archivage.
• Élaborer un mode de gouvernance de la donnée ;
• Elaborer une stratégie open data ;
• Guider les choix d’architecture technique et la réalisation des connecteurs ;
• Etc.

Parapheur électronique

Véritable outil transverse centralisant tous les documents à valider et à signer électroniquement de votre collectivité. ALLEA vous accompagne dans son choix et sa mise en oeuvre…
• Identifier les processus sources et définir les processus cibles depuis le dépôt des documents dans le parapheur jusqu’à l’archivage électronique ;
• Accompagner dans le choix de la solution en fonction de votre contexte métier et technique ;
• Déployer la solution et conduire le changement ;
• Etc.

Numérisation copie fiable

Reprise de stock, problématique de gestion de double flux, la norme NF Z42-026 spécifie les conditions dans lesquelles doivent être numérisés les documents sur support physique afin qu’il y ait une équivalence avec le document d’origine. ALLEA vous guide dans la possibilité de substituer vos originaux papiers par des copies numériques fiables.
• Analyser le marché et des prestataires environnants ;
• Mettre en conformité votre chaîne de numérisation vis-à-vis de la norme ;
• Accompagner à la certification NF 544 ;
• Etc.

Gestion Électronique des Documents (GED), Système d'Archivage Électronique (SAE)

Plan de classement, partage de documents, travail collaboratif, conservation dans le temps… ALLEA vous propose un ensemble de prestations pour accompagner votre collectivité vers la transformation numérique de sa gestion documentaire.
• Auditer les usages et solutions existantes ;
• Accompagner dans la définition des besoins organisationnels, fonctionnels et techniques ;
• Choisir et mettre en place des solutions visant à assurer l’intégralité du cycle de vie des documents ;
• Etc.

Urbanisme

Les Directions ou Services de l’urbanisme utilisent, depuis de nombreuses années, le numérique. À la clé des difficultés comme les usages et processus autour de leur logiciel métier, les connexions éventuelles avec un SIG… Depuis le 1er janvier 2022, le numérique a pris encore plus de place dans ces métiers avec de nouvelles fonctionnalités à mettre en oeuvre, des exigences réglementaires supplémentaires amenant également leur lot de problématiques : le double flux papier / numérique, l’instruction des dossiers sur écran, la signature électronique, l’archivage électronique !
• Accompagner au choix et à la mise en place d’un logiciel d’instruction ;
• Harmoniser et optimiser les processus de pré et post instruction ;
• Améliorer les usages, outils et services numériques existants ;
• Mettre en place une cellule de numérisation ;
• Etc.

Enfance et famille

Il existe sur le marché des logiciels couvrant l’ensemble des métiers liés à l’enfance, la jeunesse et la famille de votre collectivité : petite enfance, scolaire, périscolaire et extrascolaire. Ce qui complexifie le choix, le déploiement et même l’utilisation de telles solutions. Par ailleurs, cela pose également dans le temps le problème de qualité de la donnée : informations non mises à jour, doublons voire triplons… Sans oublier la difficulté d’interconnexion avec le logiciel financier.
• Accompagner au choix et à la mise en place d’une solution ;
• Généraliser l’utilisation de la solution à l’ensemble du périmètre enfance, famille ;
• Conduire le changement autour des nouveaux usages ;
• Auditer la qualité des données de la base ;
• Mettre en oeuvre des connexions avec le SIGF ;
• Etc.

Gestion de courriers

La dématérialisation des flux entrants et sortants multicanaux : courriers papier, e-mails, demandes par téléphone, formulaires web, … a notamment pour but de répondre, à des attentes accrues de la part des citoyens et aux exigences réglementaires imposées par l’Etat dans le traitement de certaines procédures.
• Procéder à un état des lieux des flux et des pratiques en vigueur ;
• Accompagner au choix et à la mise en place d’une solution de Gestion Électronique du Courrier (GEC) ;
• Conduire le changement autour de nouvelles pratiques ;
• Etc.

Action sociale (Département / CCAS / CIAS)

ALLEA, au travers de sa connaissance du secteur social et médico-social, vous accompagne pour trouver des solutions personnalisables et modulables répondant à l’intégralité des activités et exigences de votre secteur. Département : service autonomie, transport, … CCAS / CIAS : aides légales et facultatives, suivi social, services à la personne, animations seniors et logements, …
• Rechercher des financements, répondre à l’AAP du programme ESMS numérique ;
• Accompagner au choix et à la mise en place d’un logiciel métier interconnectable ;
• Etc.

Comptabilité et finances publiques

Au coeur du système d’information de votre collectivité, l’utilisation de votre solution de gestion financière (SIGF), la dématérialisation de ses processus et son interconnexion avec les autres logiciels sont des sujets majeurs. De plus, le SIGF est soumis régulièrement à des évolutions (réglementaires et technologiques) pouvant parfois rendre difficile et complexe la gestion de ses passages de version.
• Auditer et optimiser les usages autour du SIGF ;
• Accompagner le passage d’une version majeure de votre SIGF ;
• Élaborer des tableaux de bord et de suivi ;
• Mettre en place la signature électronique des bons de commande ;
• Etc.

Ressources humaines

ALLEA vous accompagne dans la conception, la modernisation et la mise en oeuvre de votre SI RH, généralement composé d’un socle de base qui gère le dossier administratif des agents (paie, carrière, ...) mais aussi d’un ensemble de modules, intégré ou non à ce socle de base, qui couvre plus globalement les besoins métiers RH : gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, outils d’aide à la décision, gestion des temps, dossier numérique des agents, ... ALLEA est également à vos côtés pour rendre possible l’interopérabilité de votre SI RH avec différents outils, dont certains autres logiciels techniques et métiers, de votre collectivité.
• Auditer et optimiser les usages autour du SIRH ;
• Accompagner au choix et à la mise en place d’une solution de gestion des temps ;
• Élaborer des tableaux de bord et de suivi ;
• Mettre en place la signature électronique des arrêtés RH ;
• Etc.

Marchés publics

Afin d’appliquer au mieux la transformation numérique de votre commande publique, ALLEA vous aide à vous poser les bonnes questions sur votre organisation interne (revu des processus, gestion documentaire, etc.), sur le profil de l’acheteur, sur les outils d’aide à la rédaction, sur les connecteurs entre tous ces outils et le SIGF. Sans oublier les sujets connexes comme la signature électronique, l’archivage électronique, l’open data… ;
• Auditer et optimiser la gestion et le cycle de vie de vos documents de marché ;
• Accompagner au choix et à la mise en place d’une solution de gestion des achats et des marchés publics ;
• Préparer et mettre en place le PES marché ;
• Etc.

Gestion des actes administratifs

De la préparation des délibérations, arrêtés, décisions… à leur transmission au contrôle de légalité, en passant par la signature électronique et l’open data, ALLEA vous accompagne pour trouver les solutions adéquates s’intégrant à votre organisation et à votre système d’information.
• Accompagner au choix et à la mise en place d’une solution de gestions des actes administratifs ;
• Mettre en oeuvre la convocation électronique aux instances ;
• Automatiser les connexions avec les outils de parapheur électronique, GED, portail open data ;
• Etc.

Interopérabilité et automatisation

ALLEA vous aide à trouver des solutions pour permettre l’échange d’informations ou le partage de fichiers entre systèmes, outils hétérogènes tout en conservant l’indépendance technique de chacun d’eux. Les experts ALLEA sont à votre disposition pour automatiser ces traitements afin de diminuer les redondances et les ressaisies au sein de votre système d’information.
• Assister à la définition des besoins et la mise en oeuvre de projets d’interconnexion ;
• Apporter une expertise sur les outils de ETL, ESB, BPM, RPA du marché ;
• Réaliser des études d’impacts organisationnelles, fonctionnelles et techniques ;
• Etc.

Urbanisation SI

ALLEA vous aide à urbaniser votre système d’information : flexibilité, mutualisation des ressources, maintenabilité, scalabilité. L’urbanisation ne fait pas table rase du passé mais tient compte de l’existant et permet de trouver un découpage et des grands principes de construction qui permettent de faire évoluer le système au même rythme que vos différents projets.
• Réaliser ou compléter la cartographie métier, fonctionnelle et technique de votre SI ;
• Fournir un état de l’art et établir des recommandations ;
• Définir une architecture cible et une liste de règles et principes ;
• Etc.

Évolution de l'environnement de travail des agents

Les équipes ALLEA vous accompagne dans la mise en œuvre de votre projet stratégique et transverse d’évolution de l’environnement des postes de travail de vos agents : services cloud, suite bureautique, travail collaboratif, outils de visioconférence, sécurité… ALLEA assure la mise en place d’une démarche de gestion et de suivi de projet indispensable dans un environnement aussi complexe que peut l’être le SI d’une collectivité.
• Définir l’environnement cible et la feuille de route associée ;
• Accompagner le pilotage du projet et suivre son avancement / les résultats obtenus ;
• Appuyer la conduite du changement autour de ce projet et s’assurer de l’adoption du nouvel environnement par les agents ;
• Etc.

Accéder aux webinaires

Démat. ADS : comment s'affranchir du double flux papier / numérique ?

Ce webinaire s’adresse à tous les Responsables Urbanisme et Chefs de projet Démat. ADS au sein des collectivités qui veulent s’affranchir de ce surcroit de travail via notamment la numérisation.

Replay du webinaire du 12/04/2023

Démat. ADS : comment s'affranchir du double flux papier / numérique ?

Ce webinaire s’adresse à tous les Responsables Urbanisme et Chefs de projet Démat. ADS au sein des collectivités qui veulent s’affranchir de ce surcroit de travail via notamment la numérisation.

Replay du webinaire du 12/04/2023

Un projet à nous confier ? Contactez-nous

=

Démat. ADS : comment s'affranchir du double flux papier / numérique ?

Accédez au replay du webinaire du 12 Avril 2023 en mettant votre adresse e-mail.

Pour en savoir plus sur la gestion de vos données personnelles et pour exercer vos droits, reportez-vous à la page Données personnelles.

Depuis le 1er janvier 2022, le programme Démat. ADS s’est imposé aux collectivités. Depuis cette date, de nombreuses collectivités (communes et communautés) se heurtent au problème de la gestion du double flux papier / numérique.

Face à cette problématique, des communes ont fait le choix de muter la contrainte (légale) en levier de transformation. C’est le cas de Mauges Communauté qui, par la voix de Sylvie CHENEVIERE, Responsable Urbanisme, nous fait part de son expérience.

Un choix plus que judicieux quand on sait que de nombreuses collectivités ont constaté un surcroit de travail du fait du doublon papier / numérique.

Ce Webinaire, présenté par Kevin DAVID, s’adresse à toutes les Responsables Urbanisme et Chefs de projet Démat. ADS au sein des collectivités qui veulent s’affranchir de ce surcroit de travail via notamment la numérisation, difficile à gérer pour les agents.