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Demat. ADS : transformer la contrainte en levier

Logotype du programme Demat. ADS

Depuis le 1er janvier 2022, la contrainte rĂ©glementaire impose la Demat. ADS aux collectivitĂ©s concernĂ©es. Si la rĂ©glementation est claire, elle nĂ©cessite tout de mĂŞme de se poser les bonnes questions. Retours d’expĂ©rience !

La problématique : élaborer un schéma d’instruction entièrement dématérialisé

En effet, les collectivités doivent mettre à disposition des pétitionnaires un dispositif numérique pour déposer ses demandes, mais du côté des pétitionnaires il n’existe aucune obligation… Ils peuvent donc toujours déposer leurs demandes aux guichets des services d’urbanisme au format papier.

Une question s’impose aux collectivités qui vont devoir gérer un double flux : papier et numérique.

En conséquence, une collectivité qui souhaite aller au-delà de la simple notion réglementaire et technique en élaborant un schéma d’instruction totalement dématérialisé, doit faire face à des contraintes multiples. Ici, une simple réponse logicielle n’est pas suffisante.

Le cas de Bordeaux MĂ©tropole au travers du projet UrbaSmart

Supprimer le double flux papier / numérique était la volonté de Bordeaux Métropole. Pour cette collectivité, ALLEA a mené une étude approfondie afin d’arbitrer le fait d’avoir recours à une cellule de numérisation internalisée ou externalisée (tout ou partie). Quatre dimensions ont été prises en compte :

  • L’aspect juridique : en la matière, il a fallu prendre en compte la volontĂ© conjointe des archives et de la mĂ©tropole de viser la destruction des originaux papiers, reprĂ©sentant un volume considĂ©rable, via la mise en place d’une chaĂ®ne de numĂ©risation totalement dĂ©matĂ©rialisĂ©e Ă  valeur probante (Norme NF144, Z42-026).
  • L’aspect logistique : vaste territoire oblige, les guichets sont assez Ă©loignĂ©s les uns des autres. Il a donc fallu Ă©tudier de nombreux scenarii afin d’optimiser le flux documentaire logistique, tout en prenant en compte les contraintes de temps car les dĂ©lais d’instruction courent dès le dĂ©pĂ´t du dossier.
  • L’aspect RH : il faut noter ici que transformer un guichet d’urbanisme en un point actif d’une cellule de numĂ©risation n’est pas simple. En effet, cela implique une refonte de la fiche de poste des agents, des formations pour les agents, un impact sur la mobilitĂ©, la gestion prĂ©visionnelle des emplois et des compĂ©tences (GPEC) et donc Ă©galement des aspects financiers liĂ©s aux ressources humaines.
  • L’aspect investissement : les cellules de numĂ©risation doivent intĂ©grer des matĂ©riels spĂ©cifiques et coĂ»teux pour certains devant la pluralitĂ© des supports (de A4 Ă  A0). De plus, l’aspect rĂ©glementaire imposant une numĂ©risation rapide pour ne pas grever les dĂ©lais d’instruction, imposent d’avoir des plans de continuitĂ© et de reprise d’activitĂ© (PCA/PRA) lors d’une panne d’un matĂ©riel (Doubler le matĂ©riel, dĂ©lais de rĂ©paration garantis, …).

Le cas de Mauges Communauté

Dans le cadre de la dématérialisation des autorisations d’urbanisme à compter du 1er janvier 2022 toujours, la Communauté d’Agglomération Mauges Communauté (120 000 habitants, constituée de 6 communes nouvelles) a décidé de faire appel à ALLEA pour réfléchir aux modalités de gestion à mettre en œuvre pour répondre à l’obligation législative et son échéance, mais également d’affiner certains axes qui pourront faire l’objet de réflexion et d’évolution au-delà de cette échéance. Il s’agissait d’évaluer l’ensemble des problématiques devant être prises en compte pour répondre à un objectif fixé par les élus : atteindre 100 % de dématérialisation des autorisations d’urbanisme d’ici la fin du mandat. Pour être atteint cet objectif a notamment nécessité la mise en place de solutions numériques facilitant le travail des agents comme la signature électronique, l’archivage électronique, la lettre recommandée électronique.

Le cas de la Ville de Puteaux

De son côté la Ville de Puteaux a souhaité disposer d’un nouveau système de production et de gestion moderne des dossiers d’urbanismes dans une optique de dématérialisation complète. Il s’agissait ici de :

  • Mettre Ă  disposition un portail Ă  destination des pĂ©titionnaires et des professionnels pour le dĂ©pĂ´t et le suivi d’une demande numĂ©rique (front-office) ;
  • Instruire et suivre les dossiers d’urbanisme et foncier (back-office) ;
  • Mettre Ă  disposition un portail de consultation des services (internes et externes) ;
  • RĂ©aliser l’interfaçage vers le programme Demat. ADS (PLAT’AU, AD’AU) ;
  • RĂ©aliser la connexion avec le requĂŞteur (B.I.) de la Ville pour Ă©tablir des statistiques et des tableaux de bord ;
  • RĂ©aliser la connexion au système d’information gĂ©ographique (S.I.G.) pour permettre la visualisation de la carte et du PLU de la Ville de Puteaux depuis le front-office et le back-office ;
  • Mettre en place la connexion Ă  la gestion Ă©lectronique de documents (G.E.D.) afin de stocker l’ensemble des documents crĂ©Ă©s ;
  • GĂ©nĂ©rer automatiquement des courriers et des arrĂŞtĂ©s et le transfert vers le parapheur Ă©lectronique ;

Prochaine Ă©tape : le BIM

La prochaine Ă©tape – celle du PC numĂ©rique ou BIM, ne fait Ă  ce jour l’objet d’aucune politique publique Ă  dimension rĂ©glementaire. Avec cette Ă©tape, pourtant, la dĂ©matĂ©rialisation interrogera non seulement la forme des autorisations d’urbanisme mais Ă©galement leur contenu !

ALLEA a participé à une expérimentation privée : « Dossier Numérique BIM de demande de PC » conçu pour répondre aux différents besoins et attentes des services instructeurs,

Le « démonstrateur BIM OLYMPI » (Lauréat du Plan BIM 2022) visait, sur une opération courante de logements collectifs traitée en lots séparés avec des acteurs TPE-PME, à traiter la phase « Appel d’Offre en BIM » jalon au carrefour de la phase conception et réalisation qui mobilise MOA, MOE et Entreprises.

Il a comme objectif de traiter la phase « Appel d’Offre en BIM » et de démontrer concrètement par l’exemple comment le BIM impacte et optimise positivement le processus global et les travaux des Entreprises, MOE et MOA, en s’attachant avec une approche pratique, pragmatique et reproductible par tous à :

  • Identifier les besoins et attentes des entreprises d’un « DCE NumĂ©rique BIM cible » ;
  • Produire par la MOE un « DCE NumĂ©rique BIM cible » issu d’un processus BIM conception collaboratif optimisé ;
  • Exploiter opĂ©rationnellement par les entreprises un « DCE numĂ©rique BIM cible » pour rĂ©aliser les Ă©tudes de prix ;
  • DĂ©montrer la pertinence et l’efficience de l’approche numĂ©rique et BIM en phase Appel d’Offre pour l’ensemble des acteurs (gain de temps, de ressources, de qualitĂ©, de fiabilitĂ©, de finance) ;
  • Faire Ă©merger les gains globaux : efficacitĂ©, qualitĂ© et financier, et les diffĂ©rents impacts.

Même si le bilan fut plus que positif, cette expérimentation, comme d’autres sur le territoire, est partie d’une initiative « individuelle » et plusieurs défis limitent son développement et sa généralisation :

  • La difficultĂ© Ă  changer les habitudes des personnes ;
  • La pertinence limitĂ©e de ce processus aux yeux de certains ;
  • Les problèmes d’interopĂ©rabilitĂ©, le manque de normes respectĂ©es et partagĂ©es de tous ;
  • Les budgets limitĂ©s.

 

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Ressources complémentaires sur le programme Demat. ADS

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