La dématérialisation des autorisations d'urbanisme

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La dématérialisation des autorisations d'urbanisme

La dématérialisation des autorisations d'urbanisme - Le programme Demat. ADS : à moins d'un an de l'échéance

ALLEA vous propose un point complet sur le programme Demat. ADS et comment répondre à cette obligation à moins d'un an de l'échéance !

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Le cadre légal du programme Demat. ADS

Le dépôt et l’instruction en ligne de toutes les demandes d'autorisations d’urbanisme, dit programme Démat. ADS, répond aux enjeux de simplification et de modernisation des services publics, à l’heure où une grande majorité de services de l’état sont accessibles en ligne. Il s’inscrit pleinement dans la démarche Action publique 2022, qui vise à améliorer la qualité des services publics et à moderniser l’action publique, tout en maîtrisant les dépenses et en optimisant les moyens.

Deux fondements juridiques encadrent le projet de dématérialisation, autour d’une même échéance, le 1er janvier 2022 :

  • L’article 62 de la loi ELAN prévoit que toutes les communes de plus de 3500 habitants devront être dotées de procédures dématérialisées pour recevoir et instruire les autorisations d’urbanisme,
  • La saisine par voie électronique (SVE) permettra quant à elle aux usagers de saisir l’administration (Etat et collectivités territoriale) de manière dématérialisée, selon les modalités mises en œuvre par ce dernier (courriel, formulaire de contact, téléservice…) dans le respect du cadre juridique général.

Outre ces obligations réglementaires, la dématérialisation des autorisations d’urbanisme présente de nombreux avantages pour le bénéficiaire (gain de temps, souplesse, transparence dans le suivi du dossier) et pour les services de l’Etat (économies, gain de temps sur le traitement des dossiers, réactivité, qualité du suivi).

Où en sont les collectivités vers ce chemin ?

 

          

L’AMF (Association des Maires de France), l’AdCF (Association des Collectivités de France) en collaboration avec le Ministère de la Cohésion des territoires et des Relations avec les collectivités territoriales ont lancé conjointement auprès de leurs adhérents communes et intercommunalités un sondage autour de la Demat. ADS.

Les résultats (source AMF) démontrent que les villes dans leur grande majorité (90.5 % sur 3282 villes sondées) n’ont pas encore pris conscience (voire ne connaissent pas le programme) de la Demat. ADS. Le constat est moins sévère pour les intercommunalités avec 32.8% pour 198 sondés.

Pourtant l’information est pléthorique (voir ressources) et continue sous toutes ses formes !

Jean-Baptiste LASNE et son équipe aux commandes du programme multiplient les initiatives de communication, de collaboration, de formation, accompagnées de plusieurs partenaires comme le CNFPT avec Clémence CARRON (Animatrice de la e-communauté dédié à la Demat. ADS) ou encore l’AMF, et l’AdCF.

Il est fort à parier que lors de cette année 2020, la Covid n’aura pas permis aux services des collectivités de se concentrer sur la préparation à l’échéance du 1er janvier 2022 !

A moins d’un an maintenant, il va falloir que les collectivités territoriales prennent ce projet à bras le corps pour pouvoir répondre aux aspects réglementaires certes mais surtout aux services attendus par les pétitionnaires (citoyens particuliers et entreprises).

Comment s'y préparer au mieux à moins d'un an de l'échéance ?

Travailler avec un conseil qui connait le programme Demat.ADS, qui est en mesure de partager des retours d’expériences, de vous aider et de vous accompagner... cela signifie gagner du temps ! Et gagner du temps, c’est diminuer le risque de ne pas y arriver avec les conséquences et l’impact d’une échéance réglementaire non respectée, mais aussi sur l’image de la collectivité en termes de service au citoyen.

Depuis plus d’un an déjà ALLEA accompagne des collectivités sujettes à cette obligation future.

Si l'obligation du 1er janvier 2022 de permettre aux pétitionnaires de déposer leurs demandes en ligne s'impose à certaines collectivités, elle n'oblige en rien les pétitionnaires de faire leur demande en ligne et donc leur permet de le faire de manière traditionnelle, en papier au guichet de la collectivité.

Dès lors se pose la question pour la collectivité de la gestion du double circuit papier/électronique. Il est évident que le choix d'un circuit totalement dématérialisé est tout bénéfice et même la seule issue. Cela conduit donc à numériser le document papier pour réaliser une copie fiable pour l’intégrer au flux des documents électroniques.

En sens contraire, si un dossier arrive certifié électroniquement, pas question de l'imprimer pour le gérer traditionnellement dans une voie papier unique et cela pour 2 raisons :

  • La première vient du fait que toute impression d'un document signé électroniquement perd sa caractéristique d'original et donc toute légitimité, ce qui n'est évidemment plus conforme à la dématérialisation pour les pétitionnaires ayant choisi la voie électronique.
  • La deuxième est l'essence même de l'origine de la loi à savoir le devoir de tout dossier ADS d'être traité à 100% en dématérialisé par tous les services instructeurs et donc un transit totalement électronique entre ceux-ci (C'est le travail de PLAT'AU la plateforme de l'état).

Ce sont les questions que se sont posées une métropole du Sud-Ouest de la France et une ville de la région Ile-de-France de plus de 40 000 habitants. Nous les accompagnons entre autres sur ces réflexions cruciales et dans la définition et mise en place des solutions adaptées.

Sur des thématiques aussi diverses et variées que :

  • Après les retours d’expériences positifs de Paris, comment instruire la totalité des dossiers pétitionnaires en 100% dématérialisé, grâce à la copie fiable et la certification NF144.
  • L’arbitrage sur l’opportunité d’internaliser ou externaliser une cellule de numérisation, les enjeux étant autant organisationnels (ressources, GPEC, …) que financiers (scalabilité, volumétrie, ...).
  • La rédaction d'un marché pour le renouvellement du logiciel métier et la prise en charge de la connexion à PLAT’AU, la relation avec l'outil de GRC (Gestion de la Relation Citoyen)
  • Ainsi que tous les sujets transverses liés au cycle de vie des documents d'urbanisme (GED, Archivage, signature électronique, ...)

ALLEA, acteur de l’urbanisme et du numérique

      

Cette société innovante, après avoir développé son premier DCE 100% numérique et BIM (projet du Plan BIM 2022, porté par l’USH, PROCIVIS et ADN Construction qui vise à donner aux entreprises du territoire l’opportunité d’avoir en main d’un jumeau numérique pour leurs chiffrages) a choisi de se faire accompagner par ALLEA, dans leur futur projet de modification d’un permis délivré en cours de validité (Cerfa 13411-07) en version totale dématérialisée avec l’inclusion d’une maquette numérique BIM (Jumeau numérique) en collaboration avec les services instructeurs de Chartres Métropole.

Ce projet de remise en tant que pétitionnaire d’un dossier dématérialisé d’une demande de PC à la collectivité, s'inscrit dans un schéma global de transformation numérique de l'entreprise mené avec ALLEA où tous les aspects transverses sont étudiés et calibrés pour optimiser les différents processus métiers.

Cette conception est pensée au travers le numérique et le BIM, tant en amont comme dans ce cas précis de dépôt de permis, mais aussi dans le cycle de conception, de réalisation et d'exploitation auprès de la maitrise d'œuvre.

Au-delà de son rôle de conseil auprès de ses clients (Collectivités Territoriales, ETI), ALLEA s’implique donc en tant qu’acteur national pour réfléchir et agir en termes d’innovation. Notamment autour de l’intégration du jumeau numérique BIM dans tous les process de la construction : développement, phase d’instruction, conception, construction et coordination jusqu’à l’exploitation.

ALLEA, acteur de l’urbanisme et des projets de Demat. ADS

De manière plus transverse, ALLEA anticipe dès la conception de projet Demat. ADS, l’intégration des briques comme la numérisation copie fiable (Z42-026), le parapheur électronique, l'archivage électronique et accompagne ses clients dans les phases :

  • Conduite de projet,
  • AMOA (rédaction de CCTP, recherche et comparatif de solutions, veille informationnelle, ...)
  • AMOE comme par exemple sur la mise en place de POC ou la réalisation de connecteurs d’interopérabilité,
  • et toujours aussi sur le plus long terme (Schéma Directeur des SI ou du numérique)

Si vous souhaitez d'autres compléments d'information sur le programme Demat. ADS :

ALLEA adhère à la charte du Réseau Urbanisme & Numérique aux côtés de l’AMF, l’ACDF et le Ministère de la Cohésion des territoires et des Relations avec les collectivités territoriales.

Les ressources identifiées sur le programme Demat. ADS par ALLEA

 

   


Radio Territoria – Podcasts sur le programme Demat. ADS avec Jean-Baptiste LASNE (45' en moyenne)

 

Les communautés dédiées au programme Demat. ADS et autres liens :


Et le meilleur pour la fin : S’inscrire sur OSMOSE - Demat ADS !! (Communauté, Communication, FAQ, Technique, webinaire, liens)

 

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