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Signature électronique

Couplée à un certificat électronique, personnel ou sous cachet serveur, logiciel ou sur support cryptographique, la solution de signature électronique permet la signature électronique de documents en lots ou à l’unité au nom d’une personne physique ou d’une entité morale.

Si un certificat est installé côté client ou serveur, la solution de signature électronique peut être utilisée selon deux modes :

  • Le mode dit « synchrone » via des API mises à disposition des briques métiers pour intégration,
  • Le mode dit « asynchrone » via un ou plusieurs services exposés directement ou indirectement, grâce à un ESB par exemple.

Idéalement, la solution de signature électronique permet également de proposer des services de vérification de signature et de génération de certificats électroniques à la volée.

GED

La GED – Gestion Electronique de Documents - est un outil informatique prenant en charge directement les opérations de base de gestion des documents :

  • la création - selon des droits d’approbation définis,
  • le stockage,
  • le classement - constitution de dossiers,
  • l’indexation - association d’informations ou « attributs »,
  • la recherche et la restitution,
  • le contrôle - gestion des droits d’accès, verrouillages.

SAE

Un SAE – ou Système d’Archivage Electronique, permet la conservation pérenne et sécurisée de documents électroniques. Une fois intégré dans un SAE, un document n’est plus modifiable et conserve donc sa valeur probante.

Le SAE diffère d’une GED qui permet la gestion des documents électroniques dans leur utilisation quotidienne. La GED ne peut pas en assurer la pérennité sur le long terme car elle offre la possibilité de détruire les documents, ni la préservation de leur intégrité car il est possible de les modifier.

La solution doit implémenter la norme NF Z44-022, les transactions du Standard d'Échange de Données pour l'Archivage – SEDA, et suivre au plus près les recommandations du SIAF.

Architecture SOA

SOA signifie « Services Oriented Architecture » c’est-à-dire « architecture orientée services ». Elle est une façon de penser et de concevoir un Système d'Information. Les enjeux organisationnels de sa mise en œuvre sont souvent des défis plus difficiles à relever que les enjeux techniques qui la sous-tendent.

L'objectif d'une SOA est :

  • de décomposer une fonctionnalité en un ensemble de fonctions basiques, appelées services, fournies par des composants et de décrire finement le schéma d'interaction entre ces services ;
  • de cesser de construire la vie de l'entreprise autour d'applications pour faire en sorte de construire une architecture logicielle globale décomposée en services correspondant aux processus métiers de l'entreprise.

La démarche SOA a pour objectif de résoudre une bonne partie des questions d'interopérabilité et de redondances inutiles et conflictuelles des données et des interfaces notamment.

EAI

L'EAI - Enterprise Application Integration - est une plate-forme qui permet de réunir les applications existantes d'une entreprise autour d'un moteur d'intégration d'applications commun, le middleware. Il se charge des échanges de données entre-elles. L'EAI permet de fédérer des applications qui n'avaient pas été conçues pour dialoguer entre-elles. Il limite le nombre des interfaces et facilite l'évolution du système.

Les produits d'EAI n'existent quasiment plus parce qu’ils ont soufferts de problèmes de coût et de leur caractère très propriétaire. Ils se sont transformés en deux produits qui en reprennent les fonctionnalités et en apportent de nouvelles :

  • d'une part les ESB pour la médiation ;
  • d'autre part les solutions de type BPM pour l'orchestration des processus.

NB : Certains produits continuent de proposer les deux fonctionnalités mais elles restent bien dissociées.

ESB

D'un strict point de vue technique, le rôle d'un ESB - Entreprise Service Bus - se résume à la connexion et à la médiation entre les services et les applications d’un Système d'Information.

A ce titre, ses principales responsabilités sont les suivantes :

  • Réconcilier des mondes hétérogènes, à l'aide de standards d'interopérabilité ou de connecteurs spécialisés,
  • Découpler les consommateurs et les fournisseurs de services,
  • Agréger des services de niveau N afin de construire des services de niveau N+1,
  • Tracer les messages qui transitent.

Le rôle de médiateur des ESB peut devenir plus large en intégrant notamment les fonctions suivantes :

  • Exposer des services d’applications qui ne supportent pas nativement cette fonctionnalité,
  • Mutualiser les accès à certaines applications afin de mieux gérer les ressources, de contrôler la charge ou d'appliquer certaines règles de sécurité ou de priorité,
  • Minimiser les coûts des connecteurs.

BPM

Les outils de BPM - Business Process Management - comprennent généralement plusieurs composants.

Des composants normalisés :

  • Un outil de modélisation de processus permettant de représenter graphiquement les processus métiers de l’entreprise,
  • Un moteur d’exécution - moteur de Workflow - chargé de donner vie au processus et d’automatiser son déroulement selon les conditions définies.

D’autres composants :

  • Une interface permettant aux acteurs d’un processus d’être alertés et d’effectuer les tâches leur incombant, généralement à l’aide de formulaires informatiques à compléter,
  • Une interface de suivi en temps réel permettant de gérer et piloter les processus au fur et à mesure qu’ils avancent.

CMS

Le CMS – ou Content Management System - permet de créer des interfaces utilisateurs qui peuvent être connectées à d'autres outils via un ESB par exemple. Chacune de ces interfaces fait appel aux services dont elle a besoin.

Le CMS gère directement les contenus qui ne sont pas matérialisés par un fichier stocké dans la GED par exemple. Les saisies sont réalisées en ligne à partir de l’interface de l’outil et sont ensuite stockées dans sa propre base de données. Ce fonctionnement par brique métier permet de proposer des interfaces qui se situent au plus près des besoins des utilisateurs en intégrant leurs spécificités.

L’accompagnement des utilisateurs peut se faire sur-mesure et plus facilement. L’appropriation de la solution globale en est donc grandement facilitée. Nous préconisons de ne pas laisser deux points d'entrée équivalents dans un SI, pour éviter toute perte d’un utilisateur.

Solution de gestion de contenu

On appelle aussi cette solution « Enterprise Content Management – ECM ». Elle regroupe les outils permettant de gérer l’ensemble des contenus numériques, structurés ou non structurés, d’une organisation ainsi que la stratégie et les méthodes utilisées tout au long du cycle de vie de ces contenus.

La notion de « Contenu » est à prendre dans un sens très large. Elle désigne l’ensemble des documents numériques et numérisés ainsi que le « contenu Web » appelé aussi Web Content Management ou WCM, les contenus multimédias appelés aussi Digital Asset Management ou DAM, ainsi que les courriels, …

Attention, l’ECM est devenu un fourre-tout pour nombre de professionnels de l'informatique et des métiers de la dématérialisation. L’ECM est plus une démarche d’intégration, de rationalisation et de promotion des contenus qu’une nouvelle technologie.

Numérisation

Une solution de numérisation propose nativement les fonctionnalités suivantes :

  • La reconnaissance optique de caractères – ou OCR, qui permet de récupérer un texte présent dans une image,
  • La reconnaissance automatique de documents – ou RAD, qui permet de distinguer un type de document d’un autre,
  • La lecture automatique de documents – LAD, qui donne accès à la récupération de nombreuses informations sur un document,
  • Le vidéocodage qui autorise la récupération, manuellement, des informations non récupérées automatiquement par la LAD.

Toutes les informations obtenues seront alors utilisées pour l’indexation du document numérisé dans la GED.

Schéma directeur

C’est un document conçu pour préparer la mise en place, l’évolution et l’adaptation d’un système informatique sur une période donnée qui court généralement sur une période de 2 à 5 ans.

  • La notion de « Schéma » définit le fait qu’il trace les grandes lignes et repose sur l’identification d’un existant et de besoins futurs.
  • Le terme de « Directeur » traduit le fait qu’il référence les différents axes stratégiques du système.

C’est un outil de planification et d’arbitrage qui permet de préparer les investissements informatiques sur la période concernée.