Numérisation des autorisations d’urbanisme

Mauges Communauté visait à atteindre 100 % de dématérialisation des autorisations d’urbanisme d’ici 2025. Pour atteindre cet objectif ambitieux, la municipalité avait besoin d’un partenaire pour accompagner le processus de numérisation de ces documents importants et assurer une transition fluide vers l’objectif de dématérialisation complète.

REALISATIONS

Nous avons d’abord réalisé une étude comparative détaillée entre une numérisation interne et une numérisation externe, ce qui a abouti à la rédaction d’une fiche d’arbitrage. Nous avons ensuite étudié différents éditeurs de numérisation pour déterminer le plus adapté aux besoins spécifiques de la municipalité.

Dans le cadre de notre mission, nous avons rencontré le service instructeur pour définir les besoins précis en termes de numérisation, y compris les délais, la qualité et d’autres facteurs pertinents. En nous appuyant sur ces informations, nous avons rédigé un cahier des charges détaillé et des critères de notation pour les éventuels fournisseurs.

Après avoir préparé les grilles d’analyse des offres en termes de prix et de valeur technique, nous avons analysé les différentes offres reçues. Suite à cette analyse, nous avons assisté la municipalité dans le choix du prestataire le plus adapté.

Tout au long du projet, nous avons entretenu une relation étroite avec le prestataire de numérisation, en participant aux comités de pilotage et aux comités opérationnels. Nous avons également accompagné la municipalité dans la conduite du changement, en mettant en place un rapport des impacts, des actions d’accompagnement à prévoir et un plan d’accompagnement détaillé.

RESULTATS

Grâce à notre intervention, Mauges Communauté est en bonne voie pour atteindre son objectif de 100% de dématérialisation des autorisations d’urbanisme d’ici 2025. La mise en place d’un processus de numérisation efficace et structuré a permis une transition fluide vers la dématérialisation, tout en assurant la qualité et l’intégrité des documents numérisés.

De plus, notre accompagnement à la conduite du changement a permis aux agents de s’adapter avec succès à ce nouveau paradigme, en minimisant les perturbations et en maximisant l’efficacité de la nouvelle configuration.

En somme, ce projet a démontré le potentiel de la dématérialisation pour améliorer l’efficacité opérationnelle et la gestion des autorisations d’urbanisme dans la communauté de communes.